Cliente novo no IRPF 2027: como conseguir o histórico antes de pedir documentos

Quando um cliente chega de outro contador, qual é o primeiro pedido que você faz: os informes de 2026 ou a declaração do ano passado?

Ao cliente novo que vem de outro contador, peça primeiro a declaração anterior, de preferência o arquivo da declaração (.DEC ou .DBK), e não só o PDF. Com esse histórico você sabe o que ele declarou, monta e aprova a checklist e só então abre a coleta dos documentos de 2026. Esse pedido pode ser feito agora, meses antes da temporada, ao próprio cliente, ao contador anterior ou pela cópia nos canais da Receita Federal.

Em resumo

O cliente novo é trabalhoso porque chega sem histórico: bens, dependentes e fontes de renda são descobertos durante a coleta, no pico da temporada.
O primeiro pedido é a declaração anterior, não os documentos de 2026. Ele pode ser feito agora.
Há quatro caminhos: o próprio cliente, o contador anterior, a cópia pelo canal da Receita (em PDF, com conta gov.br prata ou ouro) e a procuração digital, cujo escopo é escolhido pelo cliente. Nunca peça a senha gov.br.
Arquivo .DEC/.DBK e PDF não dão o mesmo resultado: com o arquivo, a checklist nasce do histórico; com o PDF, o contador a monta lendo a declaração.
Acompanhe toda sexta: clientes novos com declaração anterior no escritório ÷ clientes novos da temporada.

O cliente novo que manda tudo de uma vez em março

Simulação ilustrativa. Março, semana de pico. Um cliente que até o ano passado era atendido por outro contador fecha com o escritório. Ninguém aqui tem a declaração anterior dele.

Na mesma tarde chegam alguns e-mails com anexos soltos, uma sequência de mensagens no WhatsApp com PDFs e fotos de papel tiradas sobre a mesa, um informe de banco repetido e nenhuma indicação do que ainda falta.

Quem recebe tenta montar o quadro ao contrário: abre cada arquivo e deduz o que o cliente tem. Um apartamento aparece num carnê de IPTU, mas ninguém sabe se já estava declarado e por qual valor. Um filho aparece num recibo de escola: é dependente? Surge o informe de uma fonte pagadora que o cliente não mencionou na conversa de entrada.

Onde a dor aparece

Na etapa de histórico da Primeira Milha. Para quem já estava na carteira, o escritório parte do que foi declarado no ano anterior. Para o cliente novo, esse ponto de partida não existe, e cada item (bens, dependentes, fontes de renda) é descoberto durante a coleta, e não antes dela.

Por que o cliente novo vira o mais trabalhoso da temporada

Sem lista, cada item vira uma pergunta

A declaração anterior é a lista do que o cliente tinha e declarou: bens, dívidas, dependentes, fontes de renda, pagamentos dedutíveis. Sem ela, o escritório só descobre um item quando o documento dele aparece. Cada descoberta abre uma ida e volta de mensagens: esse imóvel é seu ou do casal? O plano de saúde cobre quem? Aquela conta ainda existe? E cada resposta pode gerar um novo pedido.

A informação chega tudo junto e tarde

Quando o cliente novo entra com a temporada já começada, o que ele manda chega de uma vez, sem ordem. Esse volume cai no pico, concorrendo com os clientes da carteira que já estão em coleta e em conferência. A equipe não consegue conferir o que chegou sem antes descobrir o que deveria chegar.

Pedir 2026 primeiro é recomeçar do zero de propósito

Quando o primeiro pedido é “mande os documentos do ano”, o escritório abre mão do único material que diria o que esperar. É escolher montar a lista no escuro, item por item, durante a coleta.

O primeiro pedido é o histórico

A virada é simples: para o cliente novo, o primeiro pedido é a declaração anterior. E ele não depende da temporada. Pode ser feito agora, meses antes da coleta, quando o cliente tem tempo de procurar e o escritório tem tempo de ler.

De onde vem a declaração anterior

Há quatro caminhos. Eles não se excluem: comece pelo mais simples e passe ao próximo se o anterior não resolver.

Fonte	O que se consegue	Formato	O que depende do cliente
O próprio cliente	Pode ter o arquivo da declaração e o recibo, conforme o que guardou	Arquivo da declaração (.DEC/.DBK) e recibo, se guardados	Procurar no computador, no e-mail ou com quem o atendia e enviar ao escritório
O contador anterior	Pode ter o arquivo da declaração que transmitiu	Arquivo da declaração, se guardado	Pedir ou autorizar o envio; depende da colaboração do cliente e do contador anterior
Cópia pelo canal da Receita	Cópia das declarações enviadas, inclusive a de imposto de renda	PDF	Ter conta gov.br nível prata ou ouro e baixar a cópia
Procuração digital (Autorização de Acesso)	Acesso do escritório aos serviços que o cliente escolher	Não é um documento: é uma autorização	Escolher os serviços e cadastrar a autorização; ela só vale depois que o escritório confirma; dura até 5 anos ou o prazo que o cliente definir

O que observar em cada caminho

Cliente e contador anterior: são os caminhos que podem trazer o arquivo da declaração, e não só o PDF. Peça o arquivo pelo nome, para o cliente não mandar apenas o recibo.
Cópia pela Receita: a página oficial informa que as cópias das declarações enviadas saem em arquivos PDF e que o serviço exige conta gov.br prata ou ouro. Quem baixa é o contribuinte. A Receita indica que a cópia fica no Meu Imposto de Renda (aplicativo) ou no e-CAC, em “Documentos e Arquivos”.
Procuração digital: o cliente escolhe quais serviços o procurador digital poderá acessar. Por isso, não conte que a procuração dá acesso à cópia da declaração: o escopo é definido pelo cliente, e o que ela cobre precisa ser confirmado no cadastro.
Ressalva do e-CAC: a lista de serviços do e-CAC menciona que é possível recuperar cópia do arquivo transmitido pelo programa Receitanet. O formato desse arquivo e quem pode baixá-lo são pontos a confirmar antes de orientar o cliente.

Dois limites

Nunca peça a senha gov.br do cliente. Se o escritório precisa de acesso, o caminho é a procuração digital.
Peça só o necessário: a declaração anterior e o recibo. Documentos de 2026 ficam para depois da checklist.

As páginas oficiais citadas foram consultadas na pesquisa deste artigo; confira a versão em vigor no gov.br antes de orientar o cliente.

PDF ou arquivo da declaração: o que muda para montar a checklist

Os dois vêm da mesma declaração, mas não servem do mesmo jeito para montar a checklist.

O PDF da cópia

Segundo a página gov.br, a cópia pelo canal da Receita sai em PDF. É um documento para ler. Com ele, o contador percorre a declaração e monta a checklist à mão: cada bem, cada fonte pagadora, cada dependente vira um item digitado por alguém da equipe.

O arquivo da declaração (.DEC/.DBK)

O arquivo .DEC/.DBK é o que o e-Declara lê. A partir dele, a checklist nasce do histórico do cliente, e o trabalho do contador passa a ser revisar: incluir, editar, remover e aprovar. O PDF da cópia não é lido pelo e-Declara.

Consequência para o roteiro

Por isso o pedido ao cliente e ao contador anterior é, de preferência, o arquivo. O PDF resolve o histórico, mas devolve à equipe a montagem manual.

Ponto a confirmar

A lista de serviços do e-CAC menciona recuperar cópia do arquivo transmitido pelo programa Receitanet. Não há confirmação de que esse arquivo esteja em formato .DEC ou .DBK. Trate como ponto a verificar caso a caso, não como caminho certo para obter o arquivo.

O roteiro de entrada do cliente novo nesta semana

Aplique com o que o escritório já usa: e-mail ou WhatsApp para o pedido, a planilha de controle e a pasta do cliente no Drive ou no servidor.

Os passos, nesta ordem

Pedir o histórico. Mensagem curta ao cliente novo pedindo a declaração anterior e o recibo, de preferência o arquivo da declaração, não só o PDF. Se ele não tiver, peça que autorize o contador anterior a enviar ou que baixe a cópia pela Receita.
Registrar onde ficou. Salve na pasta do cliente e marque na planilha de controle: recebido ou não, arquivo ou PDF, de qual fonte veio.
Montar e aprovar a checklist. A partir do histórico, liste o que precisa vir em 2026: cada bem, fonte de renda, dependente e despesa dedutível. Alguém com responsabilidade técnica aprova.
Só então abrir a coleta. O pedido de documentos de 2026 sai já com a checklist aprovada.

A coleta só abre depois de pedir o histórico, registrar onde ficou e aprovar a checklist, nesta ordem. — A ordem da entrada do cliente novo: histórico primeiro, coleta por último

Checklist do pedido

Pedi só a declaração anterior e o recibo
Pedi o arquivo da declaração pelo nome, além do PDF
Não pedi a senha gov.br do cliente
Registrei na planilha a fonte e o formato do que chegou
A checklist foi aprovada antes da coleta

Indicador da semana

Indicador	Numerador	Denominador	Cadência
Clientes novos com histórico	Clientes novos com declaração anterior salva no escritório (arquivo ou PDF)	Clientes novos da temporada até aquela data	Toda sexta

A conta é numerador ÷ denominador. O que importa é a tendência de uma sexta para a outra: os clientes que ficam fora do numerador são os próximos a receber o pedido.

O que não fazer agora

Não abra a coleta de documentos de 2026 para o cliente novo antes de ter o histórico e a checklist aprovada. Antecipar a coleta é antecipar a etapa errada: reabre a descoberta item por item que o roteiro quer evitar.

Se o cliente novo já mandou o arquivo da declaração anterior, o e-Declara lê o .DEC ou o .DBK e gera a checklist para você revisar e aprovar antes de qualquer documento de 2026.

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Antecipação no Método: o histórico como ponto de partida

O roteiro exercita o pilar Antecipar em vez de reagir do Método IRPF em Fluxo, na etapa de histórico da Primeira Milha.

O princípio

O histórico como ponto de partida (definição em construção): a checklist de cada cliente parte do que ele declarou no ano anterior. Para quem não tem histórico no escritório, o primeiro pedido é a declaração anterior, e não os documentos do ano.

Aplicado ao cliente novo

Reagir é esperar o cliente mandar os documentos e descobrir o resto na coleta. Antecipar é trazer o histórico para antes da temporada, quando ainda há tempo para o cliente procurar e para a equipe ler.

O formato importa. O e-Declara lê o .DEC/.DBK e gera a checklist a partir dele; a cópia pela Receita sai em PDF. Na prática, antecipar bem é pedir o arquivo da declaração cedo: com o PDF, o histórico existe, mas a checklist volta a ser montada à mão.

O indicador da seção anterior (clientes novos com declaração anterior no escritório ÷ clientes novos da temporada) é a forma de acompanhar este princípio enquanto a definição e o indicador canônico são consolidados.

Onde o e-Declara entra hoje

Quando o cliente novo envia o arquivo da declaração anterior, o e-Declara cuida da etapa de histórico e da coleta.

O que faz

Lê o .DEC/.DBK da declaração anterior e gera a checklist do cliente. O contador revisa, inclui, edita ou remove itens e aprova a checklist antes de a coleta abrir.
O cliente envia os documentos pelo celular, por link, sem instalar nada. O contador aprova ou rejeita cada documento, com o motivo da rejeição.
No plano gratuito você cadastra a carteira e prepara as checklists. A cobrança só começa quando você envia o link de coleta ao cliente.

O que não faz

Não lê o PDF da declaração nem busca a declaração na Receita: o arquivo vem do cliente ou do contador anterior.
Não apura imposto nem transmite a declaração.
A conferência dos documentos é do contador.